LA COMPETENZA DELLE PERSONE NELLE ORGANIZZAZIONI

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Un valore da riscoprire partendo dai requisiti delle norme sui Sistemi di Gestione.

Il significato di «competenza», le modalità per valutarla, il rapporto tra competenze e performance hanno prodotto nel tempo, anche in campo internazionale, una gran mole di studi e di teorie. L’argomento presenta, infatti, una serie di complessità che spaziano dalla stessa definizione alle modalità per valutarla. Ciò ha condotto a diverse teorie e scuole di pensiero nei diversi paesi. Un elemento di uniformità e però rappresentato dall’importanza ad essa attribuita al fine del perseguimento degli obiettivi di un’organizzazione. In questo senso, anche la normativa sui sistemi di gestione assegna a questo requisito un grande valore, in particolare per le persone che svolgono attività che incidono più direttamente sulle performance aziendali. Le considerazioni che seguono non hanno la pretesa di trattare in modo approfondito l’argomento, ma il solo scopo di sottolinearne l’importanza e, soprattutto, di riassumere quanto è previsto sull’argomento dall’attuale normativa sui sistemi di gestione. Ciò può rappresentare un punto di partenza non solo per rispondere ai requisiti normativi ed alle necessità di un’organizzazione che voglia dare il giusto peso alla competenza del personale, ma anche per poter approfondire un argomento tanto importante quanto complesso da trattare. L’occasione e tanto più opportuna in quanto non sempre le organizzazioni danno il giusto peso ad un valore così importante preferendo, a volte, dare maggiore rilevanza ad altri requisiti.

VOCABOLARIO TRECCANI:

competènza
s. f. [dal lat. tardo competentia, der. di competère «competere»]L’essere competente; idoneità e autorità di trattare, giudicare, risolvere determinate questioni. omissis Capacità, per cultura o esperienza, di parlare, discutere, esprimere giudizî su determinati argomenti: avere c., poca, molta c. in una materia; omissis

UNI EN ISO 9000:2005:
3.1.6 competenza: Dimostrata capacità di applicare conoscenze ed abilità.

Nell’ambito normativo la competenza viene considerata a partire dalla “vision 2000” delle norme ISO serie 9000 e dall’epoca essa rappresenta uno dei requisiti principali delle persone, per il quale le stesse norme prevedono un’attenta attività di analisi e valutazione in rapporto alla loro utilizzazione. L’importanza di questo requisito è confermata dalla presenza in tutte le norme sui sistemi di gestione. In particolare, considerando quelle più diffuse per la certificazione, essa viene trattata nel paragrafo 6.2.2 della ISO 9001:2008 e nel paragrafo 4.4.2 della ISO 14001:2004 e della BS OHSAS 18001:2007 (cfr riquadri seguenti). La stessa impostazione è stata mantenuta dal Draft International Standard (DIS) della nuova norma ISO 9001, di prossima emanazione, che dedica alla competenza lo specifico paragrafo 7.2 (cfr riquadro seguente).

ISO 9001:2008
6.2 Risorse umane 6.2.2 Competenza, formazione-addestramento e consapevolezza
L’organizzazione deve:
a) determinare la competenza necessaria per il personale che svolge attività che influenzano la conformità ai requisiti del prodotto;
b)ove applicabile, fornire formazione-addestramento o intraprendere altre azioni per acquisire la necessaria competenza;
c) valutare l’efficacia delle azioni intraprese;
d) assicurare che il proprio personale sia consapevole della rilevanza e dell’importanza delle sue attività e di come esse contribuiscano a conseguire gli obiettivi per la qualità;
e) mantenere appropriate registrazioni (vedere punto 4.2.4) dell’istruzione, della formazione-addestramento, delle abilità e dell’esperienza.

ISO 14001:2004
4.4.2 Competenza, formazione e consapevolezza
L’organizzazione deve assicurare che qualsiasi persona che esegua, per l’organizzazione stessa o per conto di essa, compiti che possono causare uno o più impatti ambientali significativi identificati dall’organizzazione, abbia acquisito la competenza necessaria mediante appropriata istruzione, formazione o esperienza e deve conservare le relative registrazioni. L’organizzazione deve identificare le necessità formative in relazione ai propri aspetti ambientali ed al proprio sistema di gestione ambientale. Essa deve provvedere alla formazione o intraprendere altre azioni per soddisfare tali necessità e deve conservarne le relative registrazioni. Omissis

BS OHSAS18001:2007
4.4.2 Formazione, consapevolezza e competenza
L’organizzazione dovrà assicurare che qualsiasi persona che effettui sotto il proprio controllo i compiti che possono impattare sulla salute e sicurezza sul lavoro sia competente sulla base di una appropriata istruzione, formazione o esperienza, e dovranno essere mantenute le relative registrazioni.L’organizzazione dovrà identificare le necessità di formazione associate ai suoi rischi sulla salute e sicurezza sul lavoro ed al suo sistema di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro. Essa dovrà erogare formazione o intraprendere altre azioni che soddisfino tali necessità, valutare l’efficacia della formazione o delle azioni intraprese, e dovrà mantenere le relative registrazioni inerenti a tali attività. Omissis ISO/DIS 9001:2014 7.2 Competence The organization shall: a) determine the necessary competence of person(s) doing work under its control that affects its quality performance; b) ensure that these persons are competent on the basis of appropriate education, training, or experience; c) where applicable, take actions to acquire the necessary competence, and evaluate the effectiveness of the actions taken; d) retain appropriate documented information as evidence of competence. NOTE Applicable actions can include, for example, the provision of training to, the mentoring of, or the re assignment of currently employed persons; or the hiring or contracting of competent persons.

Nella sostanza, le norme richiedono che vengano attentamente valutate le competenze necessarie all’organizzazione, in particolare per le persone che svolgono attività che impattano più direttamente con la conformità del prodotto o del servizio ai requisiti o, nel caso della ISO14001 e della BS OHSAS18001, con gli aspetti ambientali significativi o sulla salute e sicurezza sul lavoro. Specificano che le competenze possono essere acquisite attraverso l’istruzione, la formazione, l’addestramento, l’esperienza; prevedono, inoltre, che vengano definite, messe in atto e documentare tutte le attività indispensabili all’allineamento delle competenze delle persone alle reali necessità industriali e che ne sia, infine, verificata l’efficacia. L’argomento della competenza delle persone, così come in generale la gestione del personale, viene trattato nella ISO 9004:2009 in modo più esteso rispetto alle norme di certificazione. Essa dedica all’argomento il paragrafo 6.3.2, che prevede una specifica analisi delle puntuali necessità di competenze:
• non solo nel breve ma anche nel lungo periodo;
• in accordo con le proprie politiche e strategie;
• in coerenza e per il raggiungimento degli obiettivi; e richiede:
• la valutazione degli eventuali gap tra le necessità anche future e la disponibilità di personale adeguato;
• la definizione delle azioni finalizzate a soddisfare le necessità in termini di competenze ed a mantenerle nel tempo (cfr riquadro successivo). La stessa norma inserisce nella nota del punto 6.3.2 il richiamo alla norma UNI ISO 10015:2001 Gestione per la qualità. Linee guida per la formazione. Questa norma risulta, infatti, ancora più dettagliata della ISO 9004 ed incentra l’intero processo della formazione sulla competenza delle persone. In essa viene fornita un’articolata guida operativa del processo di valutazione delle necessità di competenze e degli eventuali gap, articolato in quattro fasi (paragrafi dal 4.2.3 al 4.2.6) ai fini della soddisfazione delle necessità di competenze dell’organizzazione per assicurare la conformità ai requisiti dei prodotti e dei servizi (cfr. riquadro successivo, figura 1 e schema A1 tratti dalla ISO 10015).

Figura n. 1 Migliorare la qualità attraverso la formazione

Figura n. 1 Migliorare la qualità attraverso la formazione

ISO 9004:2009
6.3.2 Competenza delle persone

Al fine di assicurarsi di disporre delle competenze necessarie, l’organizzazione dovrebbe stabilire e mantenere un “piano di sviluppo delle persone” e processi associati; questo dovrebbe aiutare l’organizzazione ad identificare, sviluppare e migliorare la competenza delle proprie persone mediante le seguenti fasi: identificazione delle competenze professionali e personali di cui l’organizzazione potrebbe aver bisogno nel breve e nel lungo periodo, in accordo con le proprie mission, vision, strategia, politiche e obiettivi;
– identificazione delle competenze attualmente disponibili nell’organizzazione e dei divari tra ciò che è disponibile e ciò che è attualmente necessario e potrebbe essere necessario nel futuro;
– conduzione di azioni per migliorare e/o acquisire competenze, in modo da colmare i divari;
– riesame e valutazione dell’efficacia delle azioni intraprese per assicurare che le competenze necessarie siano state acquisite;
– mantenimento delle competenze che sono state acquisite. Nota Vedere la ISO 10015 come ulteriore guida sulla competenza e sulla formazione
– addestramento.

ISO 10015:2001
4.2 Definizione delle esigenze di formazione
4.2.1 Generalità

Il processo di formazione dovrebbe iniziare dopo che sia stata condotta un’analisi delle esigenze dell’organizzazione e che le questioni relative alle competenze siano state registrate, come illustrato dalla figura 1 nell’introduzione. L’organizzazione dovrebbe definire le competenze necessarie per ogni attività che abbia impatto sulla qualità dei prodotti, valutare la competenza del personale cui è assegnata tale attività, e sviluppare dei piani per colmare le eventuali carenze di competenze esistenti. Tale definizione dovrebbe essere basata su un’analisi delle esigenze dell’organizzazione, attuali e future, comparate con le competenze esistenti del suo personale. La finalità di questa fase dovrebbe essere: a) definire le differenze tra le competenze esistenti e quelle richieste; b) definire l’attività formativa necessaria al personale, le cui esistenti competenze non coincidono con le competenze richieste per lo svolgimento di un determinato compito; c) documentare le specifiche esigenze di formazione. L’analisi delle differenze tra le competenze esistenti e quelle richieste dovrebbe essere condotta in modo da determinare se esse possono essere colmate dalla formazione o se sono necessarie azioni differenti (vedere prospetto A.1).

schema2

4.2.2 Definizione delle esigenze dell’organizzazione
Prima di iniziare la formazione, dovrebbero essere presi in considerazione, come elementi in entrata al 4.2, le politiche aziendali per la qualità e per la formazione, i requisiti della gestione per la qualità, la gestione delle risorse e la definizione dei processi aziendali, in modo da assicurare che la formazione necessaria sia focalizzata sulla soddisfazione delle esigenze dell’organizzazione.

4.2.3 Definizione ed analisi delle competenze richieste
Le competenze richieste dovrebbero essere documentate. Tale documentazione può essere riesaminata periodicamente o all’occorrenza quando sono assegnati i compiti e valutate le prestazioni. La definizione delle esigenze future di un’organizzazione legate a obiettivi strategici e obiettivi di qualità, comprese le competenze richieste al personale, può derivare da una varietà di fonti interne ed esterne quali: – i cambiamenti organizzativi o tecnologici riguardanti i processi o aventi impatto sulla natura dei prodotti forniti dall’organizzazione; – i dati registrati dai processi di formazione passati e presenti; – la valutazione da parte dell’organizzazione della competenza del personale nello svolgimento di specifici compiti; – i dati sul ricambio di personale o su fluttuazioni stagionali che coinvolgono personale temporaneo; – la certificazione interna o esterna necessaria per lo svolgimento di compiti specifici; – le richieste da parte del personale, implicanti opportunità di sviluppo personale, che possano contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali; – il risultato dei riesami dei processi aziendali ed azioni correttive dovute ai reclami dei clienti o ai rapporti di non conformità; – le leggi, i regolamenti, le norme e le direttive che abbiano impatto sull’organizzazione, sulle sue attività e risorse; – le ricerche di mercato che identificano o anticipano nuove richieste dei clienti.

4.2.4 Riesame delle competenze
Regolarmente dovrebbe essere condotto un riesame di quei documenti che indicano le competenze richieste per ogni processo e delle registrazioni che elencano le competenze di ciasun dipendente. Il metodo utilizzato per il riesame delle competenze potrebbe includere i seguenti punti: – interviste/questionari a collaboratori, supervisori, responsabili; – osservazioni; – discussioni di gruppo; – dati di esperti in materia. Oggetto del riesame sono i compiti e le prestazioni del personale.

4.2.5 Definizione delle carenze di competenza
Un confronto tra le competenze esistenti e quelle richieste dovrebbe essere effettuato per definire e registrare le carenze di competenza.

4.2.6 Identificazione delle soluzioni per colmare le carenze di competenza Le soluzioni per colmare le carenze di competenza potrebbero essere trovate nella formazione oppure in altre azioni dell’organizzazione, quali la riprogettazione dei processi, l’assunzione di personale adeguatamente formato, il ricorso a fonti esterne, il miglioramento di altre risorse, la rotazione dei lavoratori o la modifica delle procedure di lavoro. In concreto, la ISO10015 suddivide il processo di analisi delle competenze in quattro fasi e definisce le attività necessarie a valorizzarle, prevedendo:
• la puntuale e documentata analisi delle esigenze dell’organizzazione, anche future, in termini di competenze per tutte le attività che hanno un impatto con la qualità dei prodotti o dei servizi;
• la valutazione degli eventuali gap fra le necessità dell’organizzazione e la competenza del personale cui sono assegnate le attività;
• l’individuazione delle eventuali carenze di competenze e la definizione delle azioni necessarie a colmarle quali la formazione, la modifica dei processi o delle procedure, l’assunzione di nuovo personale, l’outsourcing;
• il riesame periodico della documentazione riferita alle necessità dell’organizzazione ed alle competenze di ogni persona. Come si rileva dai riferimenti normativi e dalle considerazioni esposte, le norme attribuiscono alla competenza delle persone un valore determinante per il raggiungimento degli obiettivi e per migliorare le performance di un’organizzazione. Le norme sui sistemi di gestione e quelle ad esse collegate trattano l’argomento a vari gradi di approfondimento: a partire dalle norme di certificazione fino alla ISO 10015, dedicata in modo specifico alla formazione. Naturalmente, e ciò vale anche per altri aspetti che riguardano la gestione delle organizzazioni, la normativa sui sistemi di gestione non può che prevedere requisiti che si possono definire minimi, con una impostazione per ovvi motivi molto generale e schematica. Peraltro, l’approccio normativo al tema della competenza rappresenta un buon punto di partenza per attivare un processo essenziale per l’organizzazione per la conformità normativa, ma che può attivare in parallelo un processo virtuoso perché impatta direttamente non solo con le performance aziendali ma anche con la soddisfazione, e quindi con le prestazioni, del personale con tutte le ricadute positive facilmente immaginabili. La normativa sui sistemi di gestione ha, inoltre, il merito di affrontare la problematica in modo schematico, ma chiaro, dando ad essa l’importanza che merita come a volte non succede al di fuori degli ambiti normativi e come è testimoniato anche dai dibattiti sulla meritocrazia.

The meaning of competence, how to evaluate it, the relationship between skills and performance have produced a large number of studies and theories. The argument has, in fact, a series of complexity ranging from the definition how to evaluate it. This led to develop different theories and schools of thought in different countries. An element of uniformity is therefore represented by the importance attributed to it in order to achieve the objectives of an organization. In this sense, the management systems norms assigns to this requirement a great value, especially for people who perform activities that more direct impact on the characteristics of products or services, on significant environmental aspects, on occupational health ad safety. The following considerations only meant to emphasize the importance and to summarize what is expected on the subject by the current regulations on management systems. This can be a starting point not only to meet the needs of an organization that wants to give due weight to the expertise of the persons, but also to explore a topic as important as it is complex to treat.

GIAMPAOLO STELLA

ingegnere
paolo.stella1@gmail.com
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