Il mestiere dell’Auditor

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Per scrivere un articolo che possa essere interessante per chi lo legge è necessario toccare molti punti e, soprattutto, cercare di dare una opinione in determinati argomenti.
Certamente bisogna cominciare parlando dell’auditor e di come questi svolge il suo compito; infatti ormai si è un po’ perso l’approccio che si usava ai primordi della certificazione.
Quando si è cominciato con il “mondo” della certificazione, l’auditor era una sorta di stregone con grandi conoscenze e con una autorevolezza quasi assoluta; ma con l’andare del tempo la certificazione ha acquisito una diffusione maggiore, le aziende ed i consulenti hanno raggiunto maggiori competenze, gli organismi di certificazione hanno preferito spostare l’attenzione su temi commerciali e meno sui temi prettamente tecnici, gli auditor hanno ridotto il campo di applicazione delle competenze, ma soprattutto la possibilità di metterle in pratica. Quindi l’audit invece di seguire un miglioramento continuo ha iniziato una spirale di “peggioramento” che parte dalla necessità di costare meno, quindi di utilizzare professionalità di minor profilo (costano meno), ma alle azienda giunge minor valore e, quindi, gli imprenditori vogliono spendere meno e la spirale si avviluppa su se stessa a detrimento dell’efficacia del processo di audit.
L’auditor raccoglie le informazioni, sonda gli argomenti e le tematiche, approfondisce gli elementi di gestione dell’organizzazione per capire e poi per garantire che la gestione dei processi sia adeguata alle aspettative del mercato e dei clienti.

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L’auditor è “gli occhi” di chi non è presente in azienda, per cui deve rendersi conto che attraverso quanto rileva, annota e valuta è in grado di fornire elementi a chi non è presente, e dovrà prendere una decisione circa la bontà del sistema, quindi, la decisione sulla certificazione. Non bisogna dimenticare che attraverso le note di audit, le registrazioni sulle check list ed i rilievi emessi, l’auditor deve garantire un quadro esaustivo dell’azienda in fase di certificazione, rinnovo o mantenimento.
Dall’altro lato non si deve dimenticare che l’auditor è la figura che rappresenta l’organismo di certificazione e deve garantire al cliente un valore aggiunto in occasione dell’audit.
Nel presente scritto, non è il caso di soffermarsi su temi come l’abbigliamento, le modalità di espressione verbale o l’approccio personale, ma ci si vuole soffermare su quanto effettivamente l’auditor garantisca all’azienda in termini di valore aggiunto. Non è più tempo di auditor inquisitori, ma devono esserci auditor efficaci e collaborativi; i tempi sono mutati e l’auditor collabora alla crescita dell’organizzazione; nel fare un rilievo deve avere in mente chiaramente quale potrebbe essere la corretta soluzione, anche se all’auditor non è consentito dare alcun tipo di suggerimento, ma sapere ciò che si dovrebbe fare aiuta a capire ciò che l’azienda propone per correggere o per migliorare.
Infatti il valore aggiunto garantito dall’auditor non deve essere espresso ad ogni frase o ad ogni tema trattato, ma spesso è sufficiente che l’auditor fornisca una nuova modalità di visione di un tema, di un argomento, di un requisito per garantire all’imprenditore una novità che gli permetta di migliorare il proprio lavoro, di accrescerlo o di sviluppare un nuovo ambito.
Basta una frase in tutta una verifica per aiutare l’organizzazione per un anno intero; spesso l’aiuto arriva dalle competenze che l’auditor ha su un altro schema o su una consolidata esperienza nella materia. Per esempio, per un’azienda che svolge un piccolo servizio di manutenzione in una grande struttura di uffici ormai datata per età, individuare la pavimentazione realizzata in linoleum, la cui sostituzione potrebbe garantire un nuovo contratto per la bonifica della pavimentazione; spesso il linoleum, infatti, è stato realizzato anche con fibre di amianto.
Oppure una società di trasporto che dovrebbe verificare le scadenze delle patenti dei propri autisti, in caso di documento scaduto l’azienda rischia il sequestro del mezzo, una registrazione delle scadenze potrebbe aiutare, quindi, a ridurre il rischio. Valutare la portata di un cavalletto su cui il personale dell’azienda appoggia un container da riparare, potrebbe evidenziare caratteristiche non adeguate anche se all’atto pratico il cavalletto ha sempre sopportato il peso.
Un suggerimento anche per ottimizzare la catena di riferibilità metrologica per le misure di processo; infatti è inutile avere tutti strumenti con la precisione del micron se si deve misurare una lamiera o muro di mattoni.
L’auditor deve sempre portare valore aggiunto attraverso lo svolgimento professionale della sua attività, la mancanza di valore aggiunto riduce la credibilità della certificazione. Talvolta l’auditor è chiamato a svolgere anche il ruolo di “confessore”, perché l’imprenditore – non di rado – si apre e racconta i suoi dubbi; sta all’auditor capire, quindi, come e quanto parlare oppure come e quanto ascoltare; anche questo è valore aggiunto. Spesso i rapporti umani, anche quelli più stretti, si rovinano per l’incapacità di ascoltare; occorre ricordare che auditor deriva dal latino «audire», cioè ascoltare. Un altro punto strategico per l’auditor è sapersi immedesimare con il contesto; non tutte le aziende sono uguali, non tutti gli imprenditori interpretano i requisiti nella stessa maniera ed il buon auditor deve comprendere quanto e come la singola realtà possa rispettare un requisito. Sembra un’eresia, ma lo stesso requisito può essere applicato differentemente da due organizzazioni con analoghe caratteristiche, con analoghi processi e con analogo tipo di mercato.
Facendo un parallelo bizzarro, se il mercato non accettasse le differenze ancora oggi avremmo un solo modello di utilitaria (la storica “Ford T” nera) adeguata alle esigenze tecnologiche, ma pur sempre un solo modello di auto.
Ogni persona ha la sua mentalità, il suo approccio alla vita, che si trasferisce anche nella struttura di un sistema gestionale applicato. Valutando anche gli altri molteplici aspetti, è indispensabile che l’auditor non debba e non possa improvvisarsi! Verrebbe smascherato direttamente o attraverso comportamenti impacciati; se l’organizzazione capisse, infatti, che l’auditor sia un “pesce fuor d’acqua” lo approccerebbe con temi tecnici volutamente errati per testarne le reali competenze.
Ad esempio:

  • la betoniera con il serbatoio sigillato e con un secondo serbatoio di acqua nascosto collegato al bicchiere (vietato aggiungere acqua al calcestruzzo); se l’auditor non lo nota?
  • Il registro di carico e scarico dei rifiuti dichiarato compilato solo al rientro della quarta copia del formulario (la compilazione del registro deve essere fatta entro pochi giorni dalla attività, la quarta copia può ritornare in alcune settimane); se l’auditor non dice niente?

Allo stesso tempo l’auditor non deve dare nulla per scontato, cioè deve raccogliere un sufficiente numero di evidenze allo scopo di garantire il rispetto di uno o più requisiti. Peraltro egli non deve avere dubbi, non deve avere aree di incertezza, non deve lasciare temi non trattati. Per l’auditor è necessario (forse indispensabile) il continuo aggiornamento e/o apprendimento. Talvolta l’aggiornamento è organizzato da organismi di certificazione o da strutture consolidate, ma spesso l’auto apprendimento è molto efficace; la formazione continua è la base per un auditor professionale.
Infatti l’auditor che seriamente approccia questo tipo di formazione riesce ad acquisire le competenze necessarie, con il taglio più efficace, ma soprattutto nei momenti idonei per i propri impegni, senza togliere spazio alle attività operative. Rimane spesso la necessità di confrontarsi con uno o più colleghi per confermare e consolidare le informazioni apprese. Il metodo di interscambio delle informazioni e dei pareri con i colleghi è la maniera migliore per garantire un livello di professionalità adeguato, ma soprattutto condiviso, per non rischiare di mal interpretare un requisito o un elemento, la cui cattiva/errata interpretazione potrebbe comportare una falla nella preparazione dell’auditor.
Bisogna ricordare che nessuno porta via nulla, chiunque ci può insegnare qualcosa, anche se ha competenze inferiori e nessuno ci può portare via il mestiere e la competenza, una volta acquisiti restano nostri. Quindi se ci si scambia opinioni con un collega spesso il livello di professionalità è analogo al proprio, ma anche con il personale delle aziende presso le quali si svolge audit, oppure ancora con i colleghi più giovani che imparano il mestiere, il continuo scambio e la condivisione dei temi aiuta a crescere; talvolta una sola parola aiuta a ricordare oppure a focalizzare un concetto che si era tralasciato o che si aveva mal interpretato.
L’auditor deve insegnare ai giovani, perché la generazione si è evoluta. La maggior parte degli auditor più anziani arriva da precedenti attività lavorative che hanno garantito una esperienza tale per poter svolgere con competenza il lavoro di auditor. A causa del mercato del lavoro oggi molti auditor, invece, hanno iniziato la propria attività lavorativa in questo mondo delle certificazioni e delle ispezioni, per cui il percorso è più difficile e la mancanza di esperienza non facilita l’attività di auditing; quindi gli auditor più esperti e maturi dovrebbero aiutare i volenterosi ed i corretti, allo scopo di garantire una crescita professionale omogenea da parte di tutti. Per esperienza di chi scrive, si può tranquillamente affermare che la filiera ed il mondo delle certificazioni in Italia mostrano un livello medio più alto e professionale che in altri Paesi dell’Unione Europea; la filiera si intende organizzazioni (aziende), consulenti, auditor, organismi di certificazione, ente di accreditamento. La credibilità della filiera in Italia è pur sempre buona nonostante la caduta di valore delle certificazioni (specialmente per lo schema Qualità) e garantisce un mercato del lavoro importante. Quindi bisogna evitare di ridurre le professionalità, bisogna evitare comportamenti “furbetti” e bisogna incrementare la cessione di valore aggiunto attraverso tutto il processo di certificazione.
In fin dei conti chi froda nel mondo delle certificazioni mette a repentaglio e rovina il lavoro della maggior parte degli attori che operano correttamente e che hanno fatto della “certificazione” il proprio mestiere. Le retribuzioni degli auditor non devono essere trascurate.
Anche la parte economica è importante per motivare gli auditor; infatti meno l’ispettore è motivato, meno riesce ad estrinsecare le proprie competenze ed a riportare evidenze adeguate; se il coinvolgimento è limitato difficilmente l’auditor dedicherà attenzione e professionalità, per cui il lavoro svolto avrà minor valore aggiunto, si ritorna quindi al ragionamento iniziale, minor valore aggiunto, minore accettazione da parte dell’organizzazione, che vorrà spendere meno e così via.
Difficilmente è credibile che un auditor libero professionista, con tutte le spese, le tasse, i costi generali possa accettare di svolgere audit per 96 euro al giorno, senza avere la scorretta tentazione di fare almeno due audit al giorno; gli stessi organismi di certificazione si scherniscono dicendo che però l’auditor può guadagnare 130 euro se l’audit è di certificazione o di rinnovo; da ciò si può dire: «allora volo, si guadagna bene!!!».
Il coinvolgimento da parte dell’organismo di certificazione è essenziale, l’auditor deve sentire “la maglia” che porta, non deve essere un mercenario, ma deve trovare un certo feeling con la struttura dell’organismo per garantire un corretto comportamento. Però il coinvolgimento, la partecipazione devono arrivare anche dall’organismo e non ci si può attendere che sia il solo auditor a metterci del suo senza una contropartita. Riunioni di calibrazione, formazione su temi innovativi, coinvolgimento (ove la professionalità e le competenze lo garantiscano) in comitati e fasi di delibera aiutano l’auditor a sentirsi più vicino, più considerato, più partecipe al processo di certificazione.
Ultimo dei temi da affrontare sugli auditor è: la presenza di assessor di Accredia durante gli audit in azienda; effettivamente tale presenza porta un valore aggiunto? Fondamentalmente, per chi scrive, la speranza è che la risposta sia: sì. La presenza di un rappresentante di Accredia logicamente produce un minimo di imbarazzo e di formalità, ma il tutto non deve essere visto in ottica negativa. Innanzitutto lo scambio di esperienze e competenze tra auditor dell’Organismo ed assessor di Accredia è utile e costruttivo per entrambi; certamente l’auditor dell’Organismo riceve segnali che possono aiutarlo ad accrescere competenze ed informazioni, per esempio in riguardo a norme (non solo le norme di certificazione, ma anche le norme IAF, i documenti di accreditamento, e così via) che portano ad allagare l’ottica di interpretazione di un singolo requisito ed aiutano per la valutazione di un aspetto. La volontà comune, spesso evidente, è di fornire un valore aggiunto all’azienda, senza contrapporre le posizioni. Come in molte situazioni della vita, la condivisione e la buona educazione sono due concetti validi che aiutano nel rapporto tra le parti (in entrambe le direzioni), per cui la presenza di un collega più esperto sulle tematiche di accreditamento deve essere spunto per migliorarsi e per sviscerare le proprie competenze, senza timore. Gli assessor di Accredia spesso vedono più realtà similari, ma con sfumature diverse, oppure hanno acquisito o provengono da una esperienza diversa, per cui ogni spunto fornito è utile alla crescita del valutatore oggetto dell’accompagnamento. Talvolta, anche se non sempre, gli assessor di Accredia sono più anziani di servizio, per cui i suggerimenti possono essere utili per crescere ed acquisire un nuovo punto vista, non hanno uno scopo punitivo. In conclusione anche la professione dell’auditor è ormai consolidata e diffusa, non deve e non può essere un «refugium peccatorum » per chi non sappia fare altri mestieri, però l’auditor necessita di competenze, di etica, di aggiornamento e di passione. Complimenti a chi ha scelto una professione moderna, innovativa e sempre in evoluzione.

The author, auditor for more than 20 years, describes the audit profession.
Personal opinions related to the activities of auditors.
An analysis of the elements that distinguish the work of auditors. Clichés and innovative aspects. Opinions shared or that may lead other points of view.

RICCARDO BISAGNO

Ingegnere Navale e Meccanico - Assessor ACCREDIA (in precedenza SINCERT) dal 2001 CTU Tribunale di Genova e Corte dei Conti della Liguria, Genova.
riccardo.bisagno@studiobisagno.it
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