HLS e Quality Management System – ISO 9001:2015

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La struttura della ISO 9001:2015

Tra le novità più evidenti della ISO 9001:2015, rispetto alle edizioni precedenti del 2008 e del 2000, vi è l’adozione di una struttura articolata in dieci capitoli, con contenuti radicalmente modificati e l’introduzione di concetti in parte innovativi per i Sistemi di Gestione per la Qualità, oltre ad alcuni cambiamenti nella terminologia.

La seguente matrice di correlazione, elaborata dall’ISO TC176/SC2 (documento N1270) riporta alcune indicazioni sulla nuova allocazione dei requisiti già presenti nella ISO 9001:2008. È importante considerare, tuttavia, che tutti i requisiti sono stati riformulati nei contenuti, con cambiamenti più o meno rilevanti, e non si tratta di una mera riallocazione dei requisiti precedenti in una nuova struttura. (Vedi Tab. 2)

Come precisato nell’Appendice A.1 della ISO 9001:2015, in continuità con le prassi già consolidate, la norma non pone specifici requisiti per la struttura del SGQ delle organizzazioni che adottano il modello di SGQ della ISO 9001.

L’articolazione dei requisiti in dieci punti presentata dalla norma, infatti, può essere adattata liberamente dalle organizzazioni che scelgono di adottare per la prima volta un SGQ o di adeguare un SGQ già esistente, pur recependo coerentemente tutti i requisiti della ISO 9001:2015 applicabili all’organizzazione.

La struttura adottata dalla norma, infatti, fornisce una presentazione coerente dei requisiti, con molteplici e importanti vantaggi, ma non è da intendersi come un modello vincolante per documentare le politiche, gli obiettivi ed i processi di un’organizzazione.

In modo analogo, non è richiesto, come requisito cogente, che le organizzazioni adottino pedissequamente la nuova terminologia della ISO 9001:2015 (e della ISO 9000:2015, che ne costituisce l’unico “riferimento normativo”). Pertanto le organizzazioni potranno continuare ad adottare la terminologia già in uso nel proprio SGQ o sviluppare una terminologia specifica più confacente alle proprie esigenze, assicurando comunque la chiarezza della terminologia adottata e la riconducibilità ai requisiti della norma.

A scopo esemplificativo, si rileva che la terminologia relativa alla documentazione del SGQ, adottata dalla nuova norma, fa riferimento genericamente a “informazioni documentate” da mantenere o da conservare. La stessa norma chiarisce che le informazioni documentate da “mantenere” sono quelle necessarie per supportare il funzionamento dei propri processi, mentre le informazioni documentate da “conservare” sono quelle necessarie per avere fiducia nel fatto che i processi sono condotti come pianificato.

In continuità con quanto previsto dalle precedenti edizioni della ISO 9001, anche la ISO 9001:2015 precisa che le informazioni documentate richieste non sono solo quelle indicate espressamente nei singoli requisiti della norma, che quindi ne costituiscono solo una parte e non un elenco esaustivo.

Pertanto, laddove ritenuto necessario o utile, l’organizzazione potrà continuare a utilizzare termini più adeguati alla propria realtà, come i precedenti “manuale qualità”, “procedure” e“registrazioni”, ma anche “piani della qualità”, “protocolli”, “specifiche”, “istruzioni”, e via di seguito.

In modo analogo, la norma non impone di omologare la terminologia in uso presso l’organizzazione, relativa ad esempio ai “prodotti” e/o “servizi”, o ai “fornitori esterni” di prodotti, servizi o processi, che potranno essere denominati, a seconda dei casi, “fornitori”, “subfornitori” o “outsourcer”, “partner” o con altre denominazioni più appropriate in relazione alle modalità con cui i diversi rapporti di fornitura si configurano presso un’organizzazione.

È fondamentale, pertanto, che le organizzazioni che avevano adottato un SGQ secondo la ISO 9001:2008, comprendano a fondo le importanti innovazioni adottate dalla ISO 9001:2015 e sappiano trarne i molteplici benefici per migliorare la soddisfazione del cliente e le proprie prestazioni complessive, non limitandosi a considerare gli aspetti più formali che sono immediatamente percepibili ma forse meno rilevanti, come la nuova struttura e la nuova terminologia.

High Level Structure:

una nuova matrice comune per i Management System Standards

La nuova struttura della ISO 9001:2015 deriva direttamente dalla HLS, acronimo di High Level Structure (Struttura di Alto Livello), prevista da un documento normativo elaborato dall’ISO, giunto alla sesta edizione nel 2015 con lievi modifiche rispetto alle precedenti, denominato ISO/IEC Directives, Part 1, Consolidated ISO Supplement – Procedures specific to ISO.

Tale documento prevede, tra i suoi allegati, l’Annex SL “Proposal for management system standards”, con le relative appendici, tra cui l’Appendix 2 “High levelstructure, identical core text, common terms and core definitions”.

Tabella 1: - L’indice della ISO 9001:2015 e le sue parti comuni con l’HLS (in blu)

Tabella 1: – L’indice della ISO 9001:2015 e le sue parti comuni con l’HLS (in blu)

Tabella 2 - Matrice di correlazione tra ISO 9001:2008 e ISO 9001:2015

Tabella 2 (parte 1) – Matrice di correlazione tra ISO 9001:2008 e ISO 9001:2015

Tabella 2 - Matrice di correlazione tra ISO 9001:2008 e ISO 9001:2015

Tabella 2 (parte 2) – Matrice di correlazione tra ISO 9001:2008 e ISO 9001:2015

Questo documento normativo prevede non solo un indice base comune per i diversi MSS (Management System Standards), ma anche una parte dei rispettivi requisiti e l’adozione di una terminologia comune, con alcune definizioni chiave da recepire nei diversi MSS (tra cui il Quality Management System secondo la ISO 9001:2015).

Si tratta dunque di un documento normativo, a carattere cogente per gli organismi di normazione estensori delle norme sui sistemi di gestione, non di una semplice guida, come previsto in passato, e in particolare prima del 2012: gli organismi di normazione che si occupano di MSS devono recepire i contenuti della suindicata Appendix 2, integrandoli opportunamente e declinandoli in relazione alle specificità del MSS.

Lo scopo di questo documento è innanzitutto quello di uniformare la struttura e i contenuti chiave dei requisiti dei MSS, per facilitarne l’integrazione: è importante ricordare infatti che un sistema di gestione, così come definito dalla stessa Appendix 2, è «un insieme di elementi correlati o interagenti di un’organizzazione per stabilire politiche e obiettivi e i processi per raggiungere tali obiettivi».

Il sistema di gestione per la qualità è infatti una parte di tale sistema di gestione complessivo, che si occupa in modo specifico della qualità, così come i sistemi di gestione sviluppati in altri MSS, con riferimento ad altri aspetti (ambiente, sicurezza, e così via), sono parti del sistema di gestione complessivo di un’organizzazione.

Un’organizzazione che intenda adottare congiuntamente più MSS, può trovare innegabili vantaggi nell’adozione di una struttura comune, che contempli sia i requisiti comuni sia i requisiti specifici per le diverse parti del sistema di gestione (qualità, ambiente, salute e sicurezza dei lavoratori, sicurezza delle informazioni, e così via), pur sempre declinati in relazione alle specificità dell’organizzazione.

Se l’aspetto dell’uniformità della struttura e dei requisiti base dei diversi MSS appare più evidente, non va tuttavia sottaciuto un altro aspetto fondamentale dell’HLS, cioè l’aver previsto dei requisiti obbligatori “di alto livello” da recepire nei diversi MSS di nuova emissione o revisione. Tali requisiti riguardano aspetti di assoluta rilevanza, come quelli relativi al contesto dell’organizzazione e alle parti interessate, alla gestione dei rischi, ai nuovi requisiti per la leadership e numerosi altri, rendendo anche più solida la connessione del MMS con gli indirizzi strategici e i processi di business dell’organizzazione e più rigorosa la pianificazione degli obiettivi e la valutazione delle performance conseguite.

Nei lavori di revisione internazionale della ISO 9001, condotti dall’ISO/TC176 (Quality Management and Quality Assurance), con il contributo degli organismi di normazione nazionale (l’UNI in Italia), sono stati coerentemente adottati tali contenuti, opportunamente declinati e ampiamente integrati in relazione alle specificità dei Quality Management System.

Nella tabella seguente si riporta l’indice della ISO 9001:2015, evidenziando le parti in comune con l’HLS, precisando che anche i requisiti già previsti nell’HLS sono stati opportunamente integrati con indicazioni specifiche ritenute importanti in sede ISO/TC176, tra le quali molte provenienti dall’Italia, a cui ha contribuito anche l’AICQ attraverso i suoi delegati nella Commissione Tecnica UNI Gestione per la Qualità e Tecniche Statistiche. (Vedi Tab. 1)

CECILIA DE PALMA

Presidente del Comitato Tecnico AICQ - Normativa e Certificazione SGQ Membro della Commissione Tecnica UNI-CEI CEI Gestione per la Qualità e Metodi Statistici - WG 2 Sistemi Gestione Qualità; Consigliere AICQ-CI
ceciliadepalma@virgilio.it
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